Prüfanweisungen – Ein Plädoyer für den externen Verfasser

Prüfanweisungen sind Bedienungsanleitungen zur Durchführung wiederkehrender Prüfungen. Deren Erstellung gehört zu den oft ungeliebten Tätigkeiten, werden sie doch meistens parallel zur Errichtung oder im Anlaufbetrieb der zu prüfenden Komponenten verfasst, also in Zeiten die von großer Arbeitsbelastung gekennzeichnet sind. Meistens obliegt diese Aufgabe

den verantwortlichen Ingenieuren und ihrem Team von Ausführenden. Das Expertenwissen, auf das die Ersteller zurückgreifen und das sie leider zuweilen auch voraussetzen, ist zusammen mit der hohen Arbeitsbelastung der Beteiligten Grund für außerordentlich knapp gefasste Texte ohne eingehender Beschreibung der Arbeitsschritte. So verständlich die Ursachen für diese Vorgehensweise sind, derartige Anweisungen verstoßen gegen die einschlägigen Vorschriften zur Gestaltung von Prüfanweisungen (z. B. KTA 1202 Abschnitt 4.2 c) „Prüfanweisungen sollen aus sich heraus, ohne Rückgriff auf Informationsquellen außerhalb der mitzuführenden Unterlagen, verständlich sein......“).    

Werden diese Prüfungen vom Verfasser bzw. seinen Zuarbeitern durchgeführt, ist diese Vorgehensweise auf Jahre hinaus für den betrieblichen Ablauf unproblematisch.

Zum Problem wird dies, wenn ein Generationswechsel innerhalb der Belegschaft stattfindet und das Experten- und Erfahrungswissen langsam ausdünnt. Reißt die Erfahrungskette, wie z. B. beim Ausscheiden eines Mitarbeiters, der als einziger eine Prüfanweisung durchgeführt hat, so fehlen oft verlässliche Informationsquellen, um sich das verloren gegangene Wissen wieder anzueignen. Vielfach sind Bedienungsanleitungen von Geräten, die für eine Prüfung notwendig sind, weder im Betrieb noch beim Hersteller verfügbar. Der mit der Wiedererlangung des verloren gegangenen Wissens verbundene Aufwand ist erheblich. 

Experten und die mit einer Thematik befassten Mitarbeiter sind nicht unbedingt die besten Autoren für ihr Sachgebiet. Die tiefe Durchdringung eines Fachgebietes verstellt zuweilen den Blick auf die Sicht des nicht vorgebildeten Lesers. Es wird zu viel vorausgesetzt. Mit der viel beschworenen Anforderung an die Fachkunde der Mitarbeiter wird entschuldigt, dass minimalistische formulierte Texte hoch spezielle Prüfprotokolle an Komponenten beschreiben, die ausschließlich von denen verstanden werden können, die ohnehin wissen, was zu tun ist.

Seit einigen Jahren befassen wir uns mit der Redaktion von existierenden Prüfanweisungen bzw. mit dem Verfassen neuer PA's. Ausgestattet mit dem Wissen um die Abläufe in Großkraftwerken widmen wir uns der jeweiligen Thematik mit der gleichen Unvoreingenommenheit, die ein neuer Mitarbeiter hätte, der ein bestimmtes Prüfprotokoll durchzuführen hat. Eine Prüfanweisung sollte aus sich heraus alle Fragen die man auf die Prüfung stellen könnte beantworten. Also z. B. „wo befindet sich der zu prüfende Gegenstand“, „welches Material wird benötigt“, „welche Messmittel, welche Unterlagen“. „Welchen Betriebszustand muss die Anlage während der Prüfung haben“, „Muss jemand über Prüfbeginn und -ende informiert werden? Wenn ja: wer“. Aber auch solche scheinbare trivialen Fragen wie: „Wo befindet sich das benötigte Werkzeug, wo die Messmittel“ dienen der effizienten Durchführung der Prüfung. 

Hinter der Beantwortung dieser Fragestellungen können erfahrungsgemäß anspruchsvolle Recherchen liegen, die Sicherheitsrisiken aufdecken oder unklare Zuordnung einzelner Komponenten. Prüfabläufe können neu definiert und damit effizienter gestaltet werden. Selbst erfahrene Mitarbeiter stellen oft überrascht fest, welche Zeitersparnis durch kleine Änderungen erreicht werden können. So kann eine Überarbeitung einer Prüfanweisung nicht nur ein höheres Maß an Sicherheit zur Folge haben sondern auch einen reibungsloseren Betriebsablauf und damit Kosteneinsparungen.

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